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【当ブログ管理人からのお知らせ】


誰にでもパソコン」は、日頃パソコンを御使いの中でのちょっとしたお困り事を解決する、訪問型パソコンサービス  です。

 東京都(伊豆七島は除く)及び神奈川県をサービスエリアとして、御指定の場所に御伺いし、以下の3つのサービス  でパソコンのお困り事にお応えします。

 サービス1<パソコン設定サービス>
 パソコンの初期化やインターネットの接続、プリンターの接続など、面倒で手間が掛かる作業を行います。

 サービス2<ピンポイントレクチャー>
 ”こんな事だけ知りたい”と言うピンポイントな御要望についてレクチャー致します。
<一例>
パソコンについてここだけを知りたい
ワード・エクセルは使った事が無いが簡単な文書や集計表を作る方法だけを知りたい
デジカメ写真をDVDに保存する方法を知りたい」

 サービス3<訪問パソコンレッスン>
 パソコンやワード、エクセル、パワーポイント、アクセス等についてマンツーマンでレクチャー致します。

 パソコン教室の様に授業回数や期限は設けず、御納得頂けるまで対応致します。


 パソコン教室、カルチャースクールでパソコン講師を務めた経験のある当ブログ管理人が、御客様の元へお伺いし、  上記3つのサービスでパソコンのお困り事を解決致します。
サービスエリアは、東京(伊豆七島を除く)・神奈川です!

誰にでもパソコン」の詳細は、こちらのホームページを御覧下さい。
(当ブログ管理人プロフィールも掲載しております)



【パソコン活用術】:OFFICEのPDF変換機能で、ラクラクPDF化!

前回は、パソコンで作成した文書やシート、スライド等をファイルとして相手に渡す場合、渡したファイルの中身が元のイメージ通りに再現出来るかは、相手のパソコンの環境やパソコンの種類、ソフトのバージョンなどに左右される事についてお話ししました。

そしてこの問題を解決する為にPDFと言うファイル形式があり、企業や役所などがWebサイト上で公開する資料や申請書類はワード文書では無く、PDF形式のファイルである事もお話ししました。

しかし、PDFファイルの作成や編集はACROBAT(アクロバット)と言う4万円ほどもする高価なソフトが必要となり、誰もが簡単に手を出せるものではありません。

そこで今回は、ワードやエクセル、パワーポイントなどのOFFICEソフトに搭載されているPDF変換機能を使い、文書や表、スライドを誰でも簡単にPDF化する方法についてお話ししたいと思います。

それでは、続きをどうぞ!
【OFFICEのPDF変換機能で、誰でも簡単PDF化!】

OFFICEソフトは、2007バージョンからPDF変換機能が搭載されました。

この機能により、文書やシート、スライドを簡単な操作でPDF化する事が可能になりました。

ここからはOFFICEのPDF変換機能の使い方についてお話しします。
画面などは2010バージョン以上のOFFICEとなります。

また、OFFICEソフトのPDF変換機能のオプションについても併せてお話しし、最後にPDF変換前と変換後のイメージを御覧頂きます。
【OFFICEのPDF化機能を使って見る】

-ワード編-

①「ファイル」タブをクリックします。


ワードPDF化1


②バックステージビューのメニューの下にある「エクスポート」をクリックします。


ワードPDF化2



③「PDF/XPS ドキュメントの作成」が青色になっている事を確認し、右側に表示される「PDF/XPSの作成」をクリックします。
ファイルの種類の変更」が青色になっていると、「PDF/XPSの作成」は表示されません。

ワードPDF化3



④「PDFまたはXPS形式で発行」ダイアログボックスが表示されますので、「ファイル名」欄にファイル名を入力して保存先を指定し、最後に「発行」をクリックします。

この時、「発行後にファイルを開く」のチェックが入っていれば、Word文書のPDF化が完了した後に、PDF化された文書が自動的に開きます。


⑤指定した場所にPDF化された文書が保存されます。


-エクセル編-

①「ファイル」タブをクリックします。

エクセルPDF化1


②バックステージビューのメニューの下にある「エクスポート」をクリックします。

エクセルPDF化2


③「PDF/XPS ドキュメントの作成」が緑色になっている事を確認し、右側に表示される「PDF/XPSの作成」をクリックします。
ファイルの種類の変更」が緑色になっていると、「PDF/XPSの作成」は表示されません。

エクセルPDF化3


④「PDFまたはXPS形式で発行」ダイアログボックスが表示されますので、「ファイル名」欄にファイル名を入力して保存先を指定し、最後に「発行」をクリックします。

この時、「発行後にファイルを開く」のチェックが入ってれば、シートのPDF化が完了した後に、PDF化されたシートが自動的に開きます。

PDFまたはXPS形式で発行 ダイアログボックス(Excel)


⑤指定した場所にPDF化されたシートが保存されます。


-パワーポイント編-

①「ファイル」タブをクリックします。

パワポPDF化1


②バックステージビューのメニューの下にある「エクスポート」をクリックします。

パワポPDF化2


③「PDF/XPS ドキュメントの作成」がオレンジ色になっている事を確認し、右側に表示される「PDF/XPSの作成」ボタンをクリックします。
PDF/XPS ドキュメントの作成」以外の項目がオレンジ色になっていると、「PDF/XPSの作成」ボタンは表示されません。

パワポPDF化3


④「PDFまたはXPS形式で発行」ダイアログボックスが表示されますので、「ファイル名」欄にファイル名を入力して保存先を指定し、最後に「発行」をクリックします。

この時、「発行後にファイルを開く」のチェックが入っていれば、スライドのPDF化が完了した後に、PDF化されたスライドが自動的に開きます。

PDFまたはXPS形式で発行 ダイアログボックス(PowerPoint)


⑤指定した場所にPDF化されたスライドが保存されます。
【オプションでPDF化の詳細な設定を行う】

ワード、エクセル、パワーポイントのPDF化は、先程の御説明通り簡単な操作で出来ますが、オプションの設定を変える事で、PDF化するページや範囲の指定など、PDF化の詳細な設定を行う事も出来ます。

オプションには、多岐に渡る設定項目がありますが、今回は、これだけは押さえておきたい基本的な設定項目についてお話しします。

-ワード編-

オプション設定では、PDF化したいワード文書のページを指定したり、特定の人以外は開けない様にするパスワードを設定出来ます。

①「PDFまたはXPS形式で発行」ダイアログボックスの下にある「オプション(O)」をクリックします。

ワードPDF化6


②下の画面の様な「オプション」ダイアログボックスが開きます。

ページ範囲>にある以下のオプションでは、PDF化したいWord文書のページを指定する事が出来ます。

すべて
全てのページがPDF化されます。

現在のページ
表示しているページがPDF化されます。

選択した部分
範囲選択した部分がPDF化されます。

ページ指定
指定したページ範囲がPDF化されます。


PDFのオプション>にある以下のオプションでは、特定の人以外はPDF化された文書を開けない様にする為のパスワードを設定する事が出来ます。

ドキュメントをパスワードで暗号化する」:
この項目にチェックを入れて「オプション」ダイアログボックスの「OK」をクリックすると、下の様な「PDFドキュメントの暗号化」ダイアログボックスが表示されますので、上下の枠に同じパスワードを入力し、最後に「OK」をクリックします。

OK」のクリック後は、「PDFまたはXPS形式で発行」ダイアログボックスに戻ります。

ドキュメントのパスワード


③「オプション」ダイアログボックスの設定完了後は、「OK」をクリックし、「PDFまたはXPS形式で発行」ダイアログボックスに戻ります。

ワードPDF化7


④「PDFまたはXPS形式で発行」ダイアログボックスに戻ったら、「発行」をクリックするとワード文書がPDF化され、指定した場所に保存されます。

PDFまたはXPS形式で発行 ダイアログボックス(Word)



-エクセル編-

オプション設定では、PDF化したいエクセルシートをページ単位で指定したり、PDF化の対象をシートかブックかを指定出来ます。

①「PDFまたはXPS形式で発行」ダイアログボックスの下にある「オプション(O)」をクリックします。

エクセルPDF化5


②「オプション」ダイアログボックスが開きます。

ページ範囲>にある以下のオプションでは、PDF化したいエクセルシートを指定する事が出来ます。

すべて
シート内の全てのページがPDF化されます。

ページ指定
シート内の指定したページがPDF化されます。


発行対象>にある以下のオプションでは、PDF化の対象を指定する事が出来ます。

選択した部分」:
範囲選択したセル範囲がPDF化されます。
離れたセル範囲を選択した場合は、セル範囲毎のページでPDF化されます。


選択したシート」:
選択したシートだけがPDF化されます。
複数のシートを選択した場合は、シート毎のページでPDF化されます。
また、離れたシートを選択する事も出来ます。

ブック全体」:
ブック内の全シートがPDF化されます。

テーブル」:
カーソルが置かれているテーブルがPDF化されます。
テーブル内にカーソルが置かれてなかったり、複数のテーブルはPDF化出来ません。

③「オプション」ダイアログボックスの設定完了後は、「OK」をクリックし、「PDFまたはXPS形式で発行」ダイアログボックスに戻ります。

エクセルPDF化7


④「PDFまたはXPS形式で発行」ダイアログボックスに戻ったら、「発行」をクリックするとエクセルシートがPDF化され、指定した場所に保存されます。

PDFまたはXPS形式で発行 ダイアログボックス(Excel)



-パワーポイント編-

PDF化したいスライドをページ単位で指定したり、PDF化の対象を指定出来ます。

①「PDFまたはXPS形式で発行」ダイアログボックスの下にある「オプション(O)」をクリックします。

パワポPDF化5


②「オプション」ダイアログボックスが開きます。

範囲>にある以下のオプションでは、PDF化したいスライドを指定する事が出来ます。

すべて
全てのスライドがPDF化されます。

現在のスライド
表示しているスライドがPDF化されます。

選択した部分
選択したスライドがPDF化されます。
離れたスライドも選択出来ます。

目的別スライドショー
指定した目的別スライドショーがPDF化されます。

スライド指定」:
指定したページのスライドがPDF化されます。


発行オプション>にある以下のオプションでは、PDF化の対象を指定する事が出来ます。

発行対象
スライド」以外にもPDF化の対象として選択する事が出来ます。

下向き三角をクリックすると、「スライド」、「配布資料」、「ノート」、「アウトライン」と記されたメニューが表示されますので、PDF化したい対象をクリックします。

③「オプション」ダイアログボックスの設定完了後は、「OK」をクリックし、「PDFまたはXPS形式で発行」ダイアログボックスに戻ります。

パワポPDF化7


④「PDFまたはXPS形式で発行」ダイアログボックスに戻ったら、「発行」をクリックするとスライドがPDF化され、指定した場所に保存されます。

PDFまたはXPS形式で発行 ダイアログボックス(Word)

【フォントの埋め込み】

ワード、エクセル、パワーポイントをPDF化する際、「オプション」ダイアログボックスの下にある「PDF/A準拠」のチェックを入れるとPDFファイルにフォントを埋め込む事が出来ます。

これにより、相手のパソコンに同じフォントが入って無くても、PDF化する前のフォントで文字を見て貰う事が出来ます。

但し、年賀状ソフトに入っているフォント等、パソコンに標準で入って無いフォントを使ってPDF化する場合にフォントを埋め込み、パソコンに標準で搭載されているフォントでPDF化した場合は、PDFにフォントを埋め込む必要はありません。
【PDF変換前と変換後の比較イメージ】

OFFICEソフトで作成した元のイメージとPDF化した後のイメージ画像を以下に示します。
画像をクリックすると、拡大したイメージでご覧に慣れます。

-ワード編-


Word
ワードで作成した文書



PDF変換後
PDF化したワード文書


-エクセル編-


Excel→PDF
エクセルで作成したシートとPDF化したシート


-パワーポイント編-


パワーポイント
パワーポイントで作成したスライド



PDF変換後
PDF化したスライド

ワード、エクセル、パワーポイントのPDF化は、意外と簡単な手順で出来る事がお分かり頂けたかと思います。

また、ワード、エクセル、パワーポイント共に、PDF化の手順が共通である為、何れかのOFFICEソフトのPDF化の手順を覚えてしまえば、他のOFFICEソフトのPDF化も簡単に出来ます。

さて次回は、OFFICEソフトの様にPDF化機能を持たないソフトで作成したデーターをPDF化する方法についてお話しします。

お楽しみに!
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[ 2017/10/13 16:05 ] パソコン活用術 | TB(0) | CM(0)

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