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【当ブログ管理人からのお知らせ】


誰にでもパソコン」は、日頃パソコンを御使いの中でのちょっとしたお困り事を解決する、訪問型パソコンサービス  です。

パソコン教室、カルチャースクールでパソコン講師を務めた経験のある当ブログ管理人が御客様の元へ御伺いし、以下の3つのサービスでパソコンのお困り事にお応えします。

サービスエリアは、東京都(伊豆七島は除く)及び神奈川県です。

 サービス1<パソコン設定サービス>
 パソコンの初期化やインターネットの接続、プリンターの接続など、面倒で手間が掛かる作業を行います。

 サービス2<ピンポイントレクチャー>
 ”こんな事だけ知りたい”と言うピンポイントな御要望についてレクチャー致します。
<一例>
パソコンについてここだけを知りたい
ワード・エクセルは使った事が無いが簡単な文書や集計表を作る方法だけを知りたい
デジカメ写真をDVDに保存する方法を知りたい」

 サービス3<訪問パソコンレッスン>
 パソコンやワード、エクセル、パワーポイント、アクセス等についてマンツーマンでレクチャー致します。

 パソコン教室の様に授業回数や期限は設けず、御納得頂けるまで対応致します。


誰にでもパソコン」の詳細は、こちらのWebサイトを御覧下さい。
当ブログ管理人プロフィールも掲載しております)


御問い合わせ先は以下の通りです!

・御問い合わせ電話:070-4819-3682(荒井 迄)
・御問い合わせメール:darenidemo.gmail.com
・御問い合わせメールフォーム:こちら


【ミニ・レクチャー】:痒い所に手が届く!エクセルのエラーチェックルールによるエラー表示機能(前編)

前回前々回では、関数の引数や数式のエラーを教えてくれる#付きエラーについてお話ししましたが、エクセルにはもう一つのエラー表示機能があります。

それが今回お話しします、エラーチェック・ルールに基づくエラー表示です。

#付きエラーは関数の引数や数式の誤りをエラーとして表示するのに対して、エラーチェック・ルールに基づくエラーは、セル内の関数や数式、データを「エラーチェック・ルール」と言う9つのルールに照らし合わせ、そのルールに適合しないセルに対してエラーを表示します。

それでは続きをどうぞ!
【エラーと言うよりアドバイス!エラーチェック・ルールに基づくエラー表示】

さて、エラーチェックルールに適合しない場合のエラーについてお話しする前に、前回前々回までお話ししました#付きエラーとの違いについてお話しします。

#付きエラーは、関数の引数や数式に誤りがあり、正しい計算結果を出す事が出来ない場合に表示されるエラーです。

これに対して今回お話しします、エラーチェック・ルールに基づくエラーと言うのは、エラーと言うよりも「他のセルとデータが異なり、修正出来ますよ!」と言う感じのアドバイス的なメッセージであって、警告では無いのです。

更に#付きエラーは、#VALUEなどの様にエラーメッセージがセルに直接表示されますが、エラーチェックに基づくエラーは下の画像の様に、セルの左上角に「エラーチェック・マーク」と言う緑色の三角が表示されるだけで、セルにエラーは表示されません。

そしてエラーを確認するには、セルをクリックして表示される「エラーチェック・オプションボタン」にマウスカーソルを翳すか、「エラーチェック・オプションボタン」をクリックします。

しかし、初めてエラーメッセージを見た時はエラーの意味を理解出来ず、エラーの原因を特定し、どう対処すれば良いのか困ってしまうと思います。

それでは次は、エラーチェック・ルールの意味と表示されるエラーメッセージ、エラーが表示されるケースについてお話しします。

エラーチェックマーク&エラーチェックオプションボタン

【これで納得!エラーチェック・ルールの意味】

それでは、エラーチェック・ルールの意味と表示されるエラーメッセージ、更にエラーが表示されるケースについて見てみましょう。

エラーチェック・ルールは9つありますが、今回はその内の4つのエラーチェック・ルールに基づくエラーについてお話しします。

エラーチェック・ルール①:
<エラー結果となる数式を含むセル>


このエラーチェック・ルールは「#付きエラーがセルに含まれていますよ!」と言う意味です。

エラー・チェック・オプションボタンをクリックして表示されるエラーメッセージは、#付きエラーの種類により以下の様に異なります。

#DIV/0!:0除算のエラー
#NUM!:数値のエラー
#VALUE!:値のエラー
#NAME?:無効な名前のエラー
#N/A:無効な値のエラー
#REF!:セル範囲が無効のエラー
#NULL!:Nullエラー

このエラーを解消するには、メニューの2番目以降の項目をクリックし、誤った関数の引数や数式を見つけて修正します。
#付きエラーにつきましては、前回前々回のお話しを御覧下さい。

エラー結果となる数式を含むセル



エラーチェック・ルール②:
<テーブル内の矛盾した集計列の数式>


このエラーチェック・ルールは、「テーブルの集計列の中で、このセルだけが他のセルの関数や数式と違いますよ!」と言う意味です。

エラー・チェック・オプションボタンをクリックして表示されるエラーメッセージは、「矛盾した集計列の数式」です。

下の画像はG列にA列からF列の合計の関数が入力されたテーブルです。

この時、セルG4の関数をA列からF列を平均する関数に変更するとセルG5からG8にも自動的にA列からF列を平均する関数が設定されます。

この時、元の合計をする関数に戻そうと、元に戻るボタンをクリックすると、セルG5からG8は合計をする関数に戻りますが、セルG4だけは平均をする関数のままで元に戻りません。

すると、セルG4だけはG列の他のセルの関数式と異なる為、このエラーメッセージが表示されます。

また、数式や関数が設定されている集計列に数式や関数以外の文字や数値を入力した場合にも他の集計列の数式や関数と異なると判断され、このエラーが表示されます。

このエラーを解消するには、メニュー内の「集計列の数式に戻す」をクリックします。

これにより、同じ列内の他のセルと同じ関数式や数式に修正されます。

テーブル内の矛盾した集計列の数式



エラーチェックルール③:
<2桁年が含まれるセル>


このエラーチェック・ルールは、「セルに日付の文字データがあり、日付データに変換出来ますよ!」と言う意味です。

エラー・チェック・オプションボタンをクリックして表示されるエラーメッセージは、「2桁年を使用した日付文字列」です。

下の画像のB列には日付データが入力されていますが、セルB7には西暦の下2桁の年と月と日が文字データとして入力されています。

見た目が日付でも文字データのままでは、日付関連の関数による経過日数などの計算が出来ません。

その為、計算可能なデータとして利用するには日付データに変換する必要があるのですが、問題は下の画像のセルB7の様に日付の年の部分が西暦の下2桁の場合、1915年か2015年のどちらの年にも解釈出来、エクセルにはどちらの年の日付データに変換すれば良いかが判断が出来ません。

そこで、メニューの「××を19××に変換する」又は「××を20××に変換する」の何れかをクリックする事で文字の日付が日付データに変換され、エラーが解消されます。

2桁年を使用した日付文字列



エラーチェック・ルール④:
<文字列形式の数値、またはアポロストロフィで始まる数値>


このエラーチェック・ルールは、「セルに数字の文字データがあり、数値データに変換出来ますよ!」と言う意味です。

エラー・チェック・オプションボタンをクリックして表示されるエラーメッセージは、「数値が文字列として保存されています」です。

下の画像のB列には数値データが入力されていますが、セルB5は数字が文字データとして入力されています。

見た目が数字でも文字データのままでは、関数や数式による集計を行う事が出来ません。

その為、計算可能なデータとして利用するには、数値データに変換する必要があります。

数字が文字データとして入力されてしまう主な原因は、エクセル以外からデータを取り込む(インポートする)際に数値データと認識されずに取り込まれるケースです。

また、数字の前に半角でアポストロフィー(’)マークを入れて入力する事で、敢えて文字データとして数字を入力するケースもあります。

このエラーを解消するには、メニューの「数値に変換する」をクリックします。

これにより、数字が文字データから数値データに変換され、集計データとして利用出来る様になります。

数値が文字列として保存されています



エラーチェック・ルール⑤:
<領域内の他の数式と矛盾する数式>


このエラーチェック・ルールは、「関数式又は数式が両隣のセルと違いますよ!」と言う意味です。

エラー・チェック・オプションボタンをクリックして表示されるエラーメッセージは、「矛盾した数式」です。

下の画像の17行目は9行目と16行目の小計を合計した関数が入力されていますが、セルG17はセルG4~G8とG10~G15を合計した関数が入力されています。

その為、セルG17は左右両隣のセルと関数の引数が異なり、このエラーが表示されます。

このエラーを解消するには、メニューの「数式を左からコピーする」をクリックします。

これにより、左隣のセルから関数式がコピーされ、左右両隣のセルと矛盾しない様に関数式や数式に修正されます。

また、上下に挟まれたセルの場合は、メニューの「数式を上からコピーする」をクリックします。

このエラーには注意するポイントがあります。

それは、以下の何れかの条件の場合はエラーチェック・マークやエラーチェック・ボタンは表示されません。

条件1:隣接するセルが上下又は左右の片方だけの場合。

条件2:上下又は左右の隣接するセルの関数式や数式が互いに違う場合。


この事を下の画像を例にお話ししてみましょう。

セルC17には、セルC4~C18とセルC10~C15を合計する関数が入力されています。

一方、右隣のセルD17には、セルD9とD16を合計する関数が入力されています。

その為、セルC17はD17と関数の引数が異なる為に「矛盾した数式」エラーになると思われますが、セルC17に隣接するセルは右隣のD17のみの為、エラーチェック・マークやエラーチェック・ボタンが表示されません。

次に、セルD17の右隣となるセルE17には、E9とE16を合計する関数が入力されています。

一方、左隣となるセルC17には、C4~C8とC10~C15を合計する関数が入力されています。

その為、セルD17はC17とは関数の引数が異なりますが、両隣のC17とE17の関数の引数が異なる為に矛盾した数式とはならず、エラーチェック・マークやエラーチェック・ボタンが表示されません。

矛盾した数式

今回は9つあるエラーチェック・ルールの内、5つについてお話ししました。

冒頭でお話ししました様に、エラーチェック・ルールに基づくエラーは、警告では無く、「他のセルとデータが異なり、修正出来ますよ!」と言うアドバイス的なメッセージです。

その為、エラーチェック・マークやエラーチェック・ボタンが表示されたとしても必ずしも修正しなければならないとは限りません。

エラーチェック・ルールに基づくエラーが表示されて慌てる必要はないのです。

次回は、残りの4つのエラーについてお話しすると共に、エラーチェックマークやエラーチェック・オプションボタンを表示させない設定についてお話しします。

お楽しみに!
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[ 2018/04/14 17:03 ] ミニ・レクチャー | TB(0) | CM(0)

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