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【当ブログ管理人からのお知らせ】


訪問型パソコンサービス「誰にでもパソコン」は、日頃パソコンを御使いの中でのちょっとしたお困り事を解決します。

以下の3つのサービスでパソコンのお困り事にお応えします。

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パソコンの初期化やインターネットの接続、プリンターの接続など、面倒で手間が掛かる作業を行います。

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「ワード・エクセルは使った事が無いが簡単な文書や集計表を作る方法だけを知りたい」
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等の様なピンポイントな御要望についてレクチャー致します。

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パソコン教室の様な授業回数や期限は設けず、納得頂けるまでレッスンを受けて頂けます。

パソコン教室、カルチャースクールでパソコン講師を務めた経験のある当ブログ管理人が、御客様の元へお伺いし、上記3つの
サービスでパソコンのお困り事を解決致します。(サービスエリアは、東京・神奈川です!

「誰にでもパソコン」の詳細は、こちらのホームページを御覧下さい。(当ブログ管理人プロフィールも掲載しております)



細切れレクチャー:痒い所に手が届く!エクセルのエラーチェックルールによるエラー表示機能(後編)

前回に引き続き今回もエラーチェック・ルールによるエラー表示についてお話しします。

今回は9つあるエラーチェック・ルールの内、前回お話し出来なかった残り4つのエラーチェック・ルールについて、エラーの意味とエラーの解消方法についてお話しします。

また、一つのセルに複数のエラーが適用される場合のエラー表示の仕方や、エラーチェック・マークを表示しない設定方法についてもお話しします。

それでは続きをどうぞ!
【これで納得!エラーチェック・ルールの意味】

エラーチェック・ルール⑥:
<領域内のセルを除いた数式>


このエラーチェック・ルールは、「隣のセルは集計の対象から外れていますが良いのですか?」と言う意味です。

エラーチェック・オプションボタンをクリックして表示されるエラーメッセージは、「数式は隣接したセルを使用していません」です。

下の画像のF列にはC列~E列の4月~6月の売上金額を合計する関数が入っています。

するとエクセルは、B列には数値が入っているのに合計を集計する対象のセルに含まれていない為に、誤ってB列を合計の対象セルから除外しているかもしれないと判断し、このエラーを表示します。

しかし、下の画像の例ではB列は総計の対象セルでは無いので、エラーは無視出来ます。

このエラーを解消するには、エラーチェック・オプションボタンをクリックして表示されるメニューの中の「数式を変更してセルを含める」をクリックします。

これにより集計から除外されていたセル番地が集計セル内の関数の引数に取り込まれ、除外されていたセルを含めた集計結果が表示されます。
このエラーは、集計セルに関数が設定されている場合にのみ表示され、数式の場合には表示されません。

領域内のセルを除いた数式



エラーチェック・ルール⑦:
<数式を含むロックされていないセル>


このエラーチェック・ルールは、「このセルはロックが解除されていますよ」と言う意味です。

エラーチェック・オプションボタンをクリックして表示されるエラーメッセージは、「数式の保護を解除します」です。

エクセルには「セルのロック」と「シートの保護」言う機能があります。

セルは初期状態ではロックがかかっていますが、下の画面の様に「セルの書式設定」ダイアログボックスでセル一つ単位でロックを解除する事が出来ます。
チェックマークが入っているとロック状態となり、チェックマークが入って無いとロック解除の状態となります。

シートを保護する事で、ロックがかかっているセル内のデータは編集が出来ない様になります。

これにより、セル内の関数や数式が誤って削除されたり、書き換えられたりする事を防ぐ事が出来ます。

下の画面はセルB3~D9だけセルのロックを解除し、その他のセルはロックがかかったままにしています。

これによりセルB3~D9だけはシートの保護を行ってもセルの編集が可能となりますが、関数や数式が入っている10行目及びF列はセルの編集が不可能となる為に、関数や数式を誤って書換えたり、削除される事を防げます。

このエラーのお陰で、シートの保護を行う前に関数や数式が入っているセルのロック解除を事前に防ぐことが出来るのです。

このエラーを解消するには、エラーチェック・オプションボタンをクリックして表示されるメニューの中の「セルをロックする」をクリックします。

これにより、エラーチェック・マークが表示されていたセルがロックされます。

数式を含むロックされていないセル1
数式を含むロックされていないセル2



エラーチェック・ルール⑧:
<空白セルを参照する数式>


このエラーチェック・ルールは、「集計するセル範囲の中にデータが無いセルがありますよ」と言う意味です。

エラーチェック・オプションボタンをクリックして表示されるエラーメッセージは、「数式が空白のセルを参照しています」です。

下の画像の様に関数や数式が入るセルが集計するセル範囲のセルの中に数値が入って無い空白セルが存在する場合、エクセルは、誤ってセル内の数値を消したのかもしれないと判断し、エラーチェック・マークとエラーチェック・オプションボタンを表示します。

このエラーを解消するには、メニューの「空のセルをトレースする」をクリックします。

これにより、下の画面の様に関数や数式が入るセルが参照するセル(参照元セル)が赤い矢印で示され、空白セルが分かりますので、そこに正しい数値を入力する事でエラーが解消されます。

尚、エラーチェック・マークは、下の画面のピンクの丸で囲った様に、空白セルを参照する行のセルだけで無く、列のセルにも表示されます。

数式が空白のセルを参照しています



エラーチェック・ルール9:
<テーブルに入力されたデータが無効>


このエラーチェック・ルールは、「入力規則に反するデータが入力されていますよ」と言う意味です。

エラー・チェック・オプションボタンをクリックして表示されるエラーメッセージは、「データの入力規則のエラー」です。

エクセルには「入力規則」と言う機能があり、セルに入力するデータの種類(整数、少数、文字、日付、時刻、リスト)やデータの範囲などの条件をセル単位で指定する事が出来、条件にそぐわないデータの入力を防ぐ事が出来ます。

下の画面のテーブルのセルB3~D9には「10~1000の間の整数のみ入力が出来る」と言う入力規則が設定してあります。

しかし、セルD9の数値は入力規則に反する数値の為にエラーチェックマークとエラーチェック・ボタンが表示されています。

このエラーを解消するには、メニューの「フィールド型情報の表示」をクリックします。

すると下の画面の様に、セルに設定されている入力規則が表示されますので、入力規則に則ったデータを入力する事でエラーが解消されます。

このエラーが表示されるのはテーブルの場合であり、テーブルに変換してない表の場合はエラーは表示されません。

テーブルに入力されたデータが無効

【入力規則独自のエラーを設定した場合のエラー表示】

入力規則に反する場合のエラーはエラーチェック・ルールとは別に、入力規則側にもエラーを表示する設定があります。

入力規則に反するデータを入力した場合は、下の画面の様に3段階のエラー・ダイアログボックスを表示する事が出来、それぞれのエラー・ダイアログボックスの表示によりエラーチェック・マーク及びエラーチェック・オプションボタンの表示が異なります。

停止」エラーの場合:
入力規則に則ったデータを入力しなければ入力が確定しない為、エラーチェック・マーク及びエラーチェック・オプションボタンは表示されません。

注意」エラーの場合:
はい」ボタンをクリックして入力を確定した場合、エラーチェック・マーク及びエラーチェック・オプションボタンが表示されます。

情報」エラーの場合:
OK」ボタンをクリックして入力を確定した場合、エラーチェック・マーク及びエラーチェック・オプションボタンが表示されます。

データ入力規則のエラー

【1つのセルに複数のエラーがある場合】

一つのセルに複数のエラーチェック・ルールが適用されている場合でも、表示されるエラーは一つしか表示されません。

その為一つのエラーを解消しても、適用されている残りのエラーを解消しない限り、エラーチェック・マーク及びエラーチェック・ボタンは消えません。

残りのエラーが何かは、エラーチェック・ボタンをクリックして確認し、一つづつエラーを解消する必要があります。

重複エラーの場合

【敢えてエラーチェック・マークを表示させない】

前回のお話しで、エラーチェック・ルールによるエラー表示はエラーでは無く、アドバイス的なメッセージであるとお話ししました。

従って、表やテーブルの作り方によってはエラーチェック・ルールに則らない場合もあり、エラーチェック・マークを表示させたくない場合もあると思います。

その様な場合、エクセルには9つのエラーチェック・ルール毎にエラーを適用するか適用しないかを決めるオプション設定があります。

これにより、特定のエラーチェック・ルールだけを適用させたり、全てのエラーチェック・ルールを適用させないなどの柔軟なエラー表示が可能になります。

オプション設定画面の表示方法は、以下の通りです。

①エクセルの「ファイル」タブをクリックして表示される「バックステージビュー」の中の「オプション」をクリックします。

②下の画面様に「オプション」ダイアログボックスが表示されます。

③左メニューの中の「数式」をクリックします。

④オプション画面下部の「エラーチェック ルール」に表示される9つのエラーチェック・ルールの左の四角をクリックしてチェックを外すとエラーが表示されず、チェックを入れるとエラーが表示されます。

⑤最後に「OK」ボタンをクリックして、「オプション」ダイアログボックスを閉じます。

⑥バックステージビューのメニュー中の左向き矢印マークをクリックして、シート画面に戻ります。

エラーチェック・ルール オプション

2回に渡りお話ししましたエラーチェック・ルールによるエラーは如何でしたでしょうか。

エラーチェック・ルールは文言の言い回しが難解で意味を理解し難く、そしてエラーチェック・マークにマウスカーソルを翳して表示されるエラーやエラーチェック・ボタンをクリックして表示されるエラーも同様です。

その為、せっかくエラーが表示されても有効なアドバイスを活かせない事になってしまいます。

前回と今回のご参考頂いてエラーの意味を理解し、是非、エラー表示を有効活用してみて下さい。
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[ 2018/04/25 16:28 ] 細切れレクチャー | TB(0) | CM(0)

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